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"Una empresa que migre 10.000 facturas mensuales a un sistema de facturación electrónica, estará consiguiendo un ahorro mensual aproximado de 4.000 euros."

Este simple ejemplo debería hacer reflexionar a las empresas que a día de hoy no están utilizando sistemas de facturación electrónica, pero hay más...

La apuesta por la facturación electrónica realizada por la Unión Europea no es una simple iniciativa de fomento del uso de las nuevas tecnologías, sino que tiene un objetivo más ambicioso de reducción de cargas administrativas de las empresas con la consiguiente mejora de su competitividad.

Mitos de la e-facturación

En el pasado fue así, los requerimientos técnicos impuestos a los sistemas EDI hacían díficil que las pequeñas y medianas empresas pudiesen acceder a estos sistemas, salvo por "imposición" de un gran Cliente.

En la actualidad, la popularización del acceso a Internet y de los sistemas de firma electrónica han permitido que estos sistemas se simplilfiquen notablemente y, por consiguiente, sus costes sean realmente reducidos.

No es necesariamente así, la dimensión y complejidad de la infraestructura vendrá determinada por el volumen de facturas a procesar y almacenar, al igual que ocurriría con cualquier otra aplicación informática.

Además, para el caso de aquellas empresas que no deseen invertir directamente en estos sistemas, existe la posibilidad de alquilar el acceso a sistemas de e-facturación. Esta modalidad de servicio se denomina Application Service Provider (ASP).

Paradójicamente, más seguro el sistema tradicional de envío en papel de las facturas, donde hay una mayor manipulación de las mismas con el consiguiente riesgo de extravío, copia, ...

Los sistemas de e-facturación evitan todos los procesos de manipulación e implementan medidas de seguridad que impiden accesos indebidos a esta información. No obstante, nada en esta vida es 100% seguro.

Rotúndamente NO. Trasladar el envío postal de una factura a una transmisión por internet (e-mail, acceso web) es bastante simple. Es en este proceso donde realmente está el ahorro de costes

No obstante, hay empresas que quieren ir más allá, implementando sistemas de conformidad de facturas y albaranes, gestión de pagos y cobros, etc. Esta parte es la que puede tener una mayor complejidad y requerir un mayor esfuerzo por parte del usuario del sistema

No. Dependiendo de la solución adoptada recibirán su factura en su correo electrónico y/o accediendo al website de facturación electrónica con su navegador habitual. El único requerimiento es una conexión a Internet.

Beneficios de la e-facturación

Aunque no el único beneficio si es es uno de los más importantes.

Se puede estimar que el ahorro por factura gestionada electrónicamente oscila de un 50-75% del coste de gestión de de la factura en papel

La implantación de un sistema de facturación electrónica mejora inmediatamente el tiempo de recepción de las factura, pero además puede ofrecer servicios de valor añadido como:

• Almacenamiento de las facturas
• Descarga de datos de la factura a sistemas de gestión interna
• Cálculo de estadísticas
• Disponibilidad inmediata de copias de la factura
• Posibilidades de personalización de la factura

Mejora en la gestión interna

La disponibilidad de un sistema de gestión de la facturación electrónica permite a los departamentos de facturación y de atención al cliente, disponer tiempo real la información recibida por el cliente, con la consiguiente mejora en la gestión de consultas.